Für den COO
Die Auskunft ist nicht die Vorstufe. Sie ist der erste Prozessschritt.
Viele KI-Projekte scheitern, weil sie gleich „automatisieren“ wollen. Erfolgreiche Projekte beginnen mit der Frage, wo Arbeit heute hängen bleibt. Bei der Antwort fangen sie an.
Wo Ihr Betrieb Zeit verliert
In fast jeder Organisation entsteht ein großer Teil der Last nicht in der Bearbeitung, sondern davor: Rückfragen, fehlende Unterlagen, falsche Zuständigkeit, dieselbe Auskunft zum fünfzigsten Mal. Wer diese Vorstufe verlässlich beantwortet, entlastet die Bearbeitung, ohne einen Fachprozess anzufassen. Genau das leistet der Auskunfts- und Assistenzservice beim Arbeitsmarktservice Österreich.
Vier Stufen, an denen Sie Prozesse ausrichten
- Auskunft: Der Agent beantwortet Fragen aus geprüften Quellen und nennt sie. Ergebnis: weniger Anrufe und E-Mails mit Standardfragen.
- Assistenz: Der Agent fragt nach, was fehlt, sammelt Angaben strukturiert und übergibt vollständige Fälle an Menschen. Ergebnis: weniger Nacharbeit.
- Handlung: Der Agent bucht, erfasst oder ändert direkt im Fachsystem, in den Grenzen, die Sie festlegen. Ergebnis: Vorgänge sind erledigt, nicht nur aufgenommen.
- Nachweis: Jeder Schritt ist mit Quelle und Werkzeugaufruf protokolliert. Ergebnis: Qualität wird messbar statt gefühlt.
Ein Organigramm, das Sie selbst zeichnen
In CAVELON bauen Sie die Arbeitsteilung so, wie Ihr Betrieb sie kennt: eine Empfangsstelle, Fachagenten für Termine, Verträge oder Technik, klare Übergaben zwischen ihnen. Das passiert in einer grafischen Oberfläche, nicht im Code. Eine Prüffunktion zeigt vor dem Start, ob jede Anfrage einen Weg zum richtigen Agenten hat.
Der Mensch bleibt im Prozess
Wenn ein Fall heikel ist, eine Frist läuft oder jemand ausdrücklich einen Menschen will, übergibt CAVELON: als Weiterleitung am Telefon, als Ticket mit dem bisherigen Verlauf oder als Übernahme im Chat. Die Mitarbeiterin beginnt nicht bei null.
Änderungen ohne Blindflug
Jede neue Regel und jedes neue Dokument kann Antworten verändern. CAVELON prüft deshalb vor der Freigabe mit einer Sammlung typischer Fragen, ob die Antworten weiterhin stimmen, in bis zu 15 Sprachen. So wird der Agent wie ein Prozess geführt: mit Abnahme, nicht mit Hoffnung.
Hintergrundarbeit ohne Chatfenster
Dieselben Agenten arbeiten auch ohne Gespräch: zeitgesteuert oder ausgelöst durch ein Ereignis im Ticketsystem, CRM oder Postfach. Ein Ticket kommt herein, der Agent klassifiziert es, ergänzt fehlende Daten und legt es der richtigen Stelle vor.
Die Frage für Ihr nächstes Ops-Review
Welche drei Anliegen machen den größten Anteil Ihres Eingangs aus, und auf welcher Stufe könnte ein Agent sie verlässlich abschließen? Dort beginnt der Pilot.